Bí quyết tránh lãng phí thời gian làm việc

David Allen, tác giả cuốn sách Nghệ thuật làm việc năng suất, đưa ra một số lời khuyên giúp bạn tránh lãng phí thời gian trong công sở và tập trung làm việc:

Theo một cuộc khảo sát gần đây của trang salary.com, rất nhiều nhân viên thừa nhận rằng họ đã lãng phí 2 trong 8 tiếng làm việc ở văn phòng.
Theo một cuộc khảo sát gần đây của trang salary.com, rất nhiều nhân viên thừa nhận rằng họ đã lãng phí 2 trong 8 tiếng làm việc ở văn phòng. Nếu bạn cũng là một người trong số đó, hãy chấn chỉnh lại phong cách làm việc của mình để phát huy hết năng suất của bản thân và đạt tới đỉnh cao sự nghiệp.
David Allen, tác giả cuốn sách Nghệ thuật làm việc năng suất, đưa ra một số lời khuyên giúp bạn tránh lãng phí thời gian trong công sở và tập trung làm việc:

Hạn chế làm nhiều việc cùng lúc
Thay vì vừa đọc tài liệu, vừa nói chuyện với khách hàng, hãy tập trung hoàn thành từng việc một. Nhiều người lầm tưởng rằng làm nhiều việc cùng lúc sẽ tiết kiệm thời gian nhưng thực tế lại ngược lại bởi sự thiếu tập trung sẽ khiến chất lượng công việc giảm sút.

Hạn chế kiểm tra hòm thư
Bạn không nên kiểm tra email liên tục, trừ trường hợp công việc của bạn yêu cầu phải tương tác liên tục qua email. Hãy tính xem, mỗi lần báo thư đến, bạn kiểm tra và trả lời cả những thư không cần thiết, bạn sẽ lãng phí khoảng 5 phút. Với vài lần như vậy trong ngày, bạn sẽ lãng phí tới cả một giờ làm việc. Thay vào đó, hãy dành một khoảng thời gian nhất định trong ngày để kiểm tra và trả lời thư.

Thư thái đầu óc
Hãy dành vài lần trong ngày làm việc, mỗi lần vài phút để thư giãn đầu óc. Chỉ cần đi dạo quanh văn phòng hoặc tránh xa màn hình máy tính, bạn sẽ lấy lại sự tập trung và minh mẫn để tiếp tục công việc.

Loại bỏ những cuộc họp không cần thiết
Đôi khi những cuộc trao đổi qua email, điện thoại vẫn có thể giải quyết công việc hiệu quả mà không cần phải gặp mặt trực tiếp và ngược lại. Bạn cần xác định được tính chất, tầm quan trọng của vấn đề mà có hình thức trao đổi phù hợp, tránh những cuộc trao đổi không cần thiết và tốn thời gian.

Học cách từ chối
Khi đồng nghiệp nhờ giúp đỡ trong khi bạn cũng đang rất bận rộn, hãy lịch sự nói " không ". Và ngay cả với sếp, anh/ cô ấy giao thêm việc trong khi bạn còn hàng đống dự án chưa hoàn thành, hãy nói chuyện thẳng thắn với sếp.

Nói "không " với mạng xã hội
Nếu không dùng trong công việc, hãy lên các trang mạng xã hội như Facebook, Twitter... khi ở nhà. Đừng nghĩ rằng mình chỉ lên kiểm tra tin nhắn, bạn có thể click vào những đường link hấp dẫn, xem ảnh của người này đến người khác. Và như vậy bạn sẽ không còn thời gian để làm việc.

Lập danh sách 
Ghi chép là biện pháp hữu ích không chỉ với những người hay quên. Nó giúp bạn không bỏ sót những nhiệm vụ quan trọng. Bạn nên có 2 danh sách: những việc cần làm trong ngắn hạn và dài hạn. Đừng bắt đầu 1 ngày mới mà không biết cần làm gì và những nhiệm vụ nào cần ưu tiên.

Dọn dẹp bàn làm việc 
Hãy dành 15 phút cuối ngày làm việc để dọn dẹp lại bàn làm việc của mình. Loại bỏ những gì không cần dùng nữa và chuẩn bị tài liệu cho ngày hôm sau.

Nguồn : doanhnhansaigon

Hãy “học làm người tử tế” đã!

Ông Vũ Khoan- Cựu phó thủ tướng, bộ trưởng ngoại giao, người đã bỏ nhiều tâm huyết trong nổ lực nâng đưa con thuyền Việt Nam ra khỏi sự trì trệ bằng cách đưa VN gia nhập WTO. Giờ đây, dù không còn tại vị, ông vẫn luôn đau đáu nổi lòng. Ước gì nhiều hơn những vị lãnh đạo hiên nay có tâm hơn (chưa nói đến có tầm) thì ông cũng đỡ đau đau hơn.

Sau đây là bài phỏng vấn ông trên doanhnhansaigon.net

Vào thời điểm đã có thể thảnh thơi sau khi rời khỏi chính trường, có thể bình tĩnh chiêm nghiệm cuộc đời, mở rộng cánh cửa và lắng nghe những ngọn gió thời cuộc thổi qua căn nhà yên tĩnh của gia đình, thì ông lại thấy mình phải làm gì đó, vì không thể quay lưng với cuộc sống.

Ông hầu như ít khi từ chối những cuộc gặp mặt và giao lưu với thế hệ trẻ?

Có thể nói, công việc thú vị nhất của tôi hiện nay là tiếp xúc thanh niên, sinh viên, học sinh. Điều đó giúp tôi có thêm hiểu biết và nhất là cảm nhận được hơi thở của cuộc sống…
Thế hệ trẻ ngày nay có kiến thức rộng, cởi mở, mạnh dạn hơn thế hệ chúng tôi nhiều; cách suy nghĩ, lập luận cũng thẳng thắn hơn, không vòng vo hay né tránh, nhất là trên các vấn đề hóc búa.
Những lợi thế đó của các bạn trẻ luôn cuốn hút tôi. Mỗi lần gặp gỡ, đối thoại với các cháu, tôi đều thấy phấn chấn, vui vẻ như mình trẻ lại và tin tưởng hơn vào tương lai của đất nước.
Tiếp cận thế hệ trẻ là tiếp cận với tương lai. Thế hệ trẻ giúp mình “bắt mạch” được nhịp sống, mang lại cho mình sức trẻ, khiến mình cảm thấy chưa bị cuộc sống đào thải và như vậy, đỡ tủi thân hơn!
Trong rất nhiều vấn đề được đặt ra tại các cuộc đối thoại giữa hai thế hệ, mối quan tâm nào của thế hệ tương lai đồng thời cũng là mối quan tâm đặc biệt của riêng ông?

Vấn đề sử dụng người tài. Theo tôi nghĩ, có thể nhìn vấn đề này từ bốn góc độ. Thứ nhất, phải trả lời được câu hỏi: có thật lòng cần họ không và cần những loại nhân tài nào?

Có người nói, khi đã cầu hiền tức là thừa nhận mình dốt, vậy điều trước hết là phải chấp nhận người ta giỏi hơn mình cái đã. Thứ hai, đã cầu hiền thì phải tạo môi trường, điều kiện cho người ta cống hiến bằng cách giao cho họ những công việc có giá trị đích thực, đòi hỏi gay gắt và đánh giá đúng công việc họ làm vì người tài thích được đòi hỏi, thậm chí đòi hỏi khắt khe. Thứ ba, cần có sự đãi ngộ thoả đáng.

Người tài thường không đòi hỏi vật chất nhiều đâu mà điều quan trọng hơn với họ là sự tôn trọng. Thứ tư, phải rộng lượng vì người tài hay có tật. Nếu vì tật nhỏ mà rũ bỏ thì thật hoài phí – những tật không ảnh hưởng tới công việc, không trái với nhân cách làm người, chẳng hạn tật hay cãi.

Các cuộc họp mà không có người cãi thì chán lắm! Đã dám dùng người tài thì phải biết chịu nghe họ. Ai cũng vậy, có chịu nghe người khác thì mới trưởng thành được, vì làm gì có ai thông tường mọi thứ?

Một khía cạnh nữa về nhân tài còn ít được đề cập đúng mức. Đó là bản thân nhân tài phải có hoài bão, phải dấn thân, ham mê học hỏi, tìm tòi, sáng tạo, sống lương thiện chứ không nên chỉ đòi hỏi một chiều ở xã hội. Ai cũng thế thì lấy đâu ra nhân tài để làm cho đất nước giàu mạnh, từ đó có khả năng đãi ngộ xứng đáng nhân tài?

Từ một phiên dịch trẻ tuổi, ông đã sớm được thừa nhận, điều đó có ảnh hưởng đến quan niệm sử dụng người tài của ông sau này?

Tôi không phải là người tài nhưng được người tài sử dụng. Là phiên dịch, tôi được tiếp xúc và học hỏi nhiều ở các vị tiền bối anh minh như Bác Hồ, các đồng chí Lê Duẩn, Trường Chinh, Phạm Văn Đồng, Võ Nguyên Giáp…

Tôi trưởng thành lên được vì đã được giao những công việc khó và được đòi hỏi cao. Vào cuối những năm 1980 thế kỷ trước, khi là vụ trưởng rồi trợ lý bộ trưởng, tôi đã được ông Nguyễn Cơ Thạch lúc đó là phó chủ tịch hội đồng Bộ trưởng kiêm bộ trưởng Ngoại giao giao cho nhiều việc “trái khoáy” buộc tôi phải vượt qua chính mình.

Những thử thách ấy buộc tôi phải học tập, nghiên cứu, đi vào cuộc sống, từ đó trưởng thành; những kiến thức và kinh nghiệm thâu lượm được đã giúp tôi đỡ lúng túng khi giữ các cương vị lãnh đạo trái nghề như thương mại chẳng hạn.

Rời chính trường khi đang ở cương vị phó Thủ tướng phụ trách đối ngoại, đang được nhiều người dân kỳ vọng, ông sẽ tiếp tục tham gia công tác lãnh đạo và có nhiều đóng góp lớn cho đất nước, lúc đó tâm trạng ông ra sao?

Đơn giản là đến tuổi thì nên nghỉ, đồng thời mình là cán bộ, đảng viên thì phải chấp hành nghiêm chỉnh quy định của tổ chức. Mỗi người phải biết lượng sức, đừng bao giờ nghĩ mình là người không thay thế được. Tôi luôn tâm niệm: “Không nên biết cách lên”, nhưng nhất định phải “biết cách xuống” đúng lúc và đúng cách.

Mỗi cá nhân phải biết dừng đúng lúc, đúng cách. Nếu đẻ ra ngoại lệ sẽ sinh lắm chuyện lôi thôi. Người ta phải biết cách sống, không phải mọi điều mình muốn đều có thể.

Tâm thế của ông lúc này? Có hay không cái gọi là “nỗi buồn thế sự”?

Tôi cứ ngẫm nghĩ mãi. Mình cứ nói chế độ mình dân chủ hơn triệu lần, mình là lương tri của thời đại… nhưng sự thật thì nhiều việc, nhiều người chưa thể hiện được điều đó. Nhiều người đã đánh mất “gen xấu hổ”.

Làm hỏng việc không xin lỗi, không từ chức, ra đường thì chen chúc, phóng uế bậy bạ, thấy hoa đẹp thì vặt bẻ không thương tiếc, người gặp tai nạn thì xông vào hôi của, quan chức thì tham nhũng vơ vét, “văn hoá phong bì” tràn lan, tệ “chạy” lây lan sang mọi lĩnh vực…

Do đó có lẽ không nên nói quá nhiều những chuyện cao xa mà hãy “học làm người tử tế” đã. Tôi hay khuyên các cháu thanh niên rằng, trước hết hãy cố nói chứ đừng chửi thề, nhặt rác chứ đừng vứt rác, trồng cây chứ đừng chặt cây, đi chứ đừng chen… Không làm người lương thiện thì khoan nói đến chuyện lý tưởng, hoài bão!

Có phải một trong những “phương cách tồn tại” của xã hội hiện nay là… tránh nói chuyện xấu?

Vấn đề này không mới. Bản thân tôi khi đang làm việc cũng đã rất trăn trở. Đâu đâu cũng “tránh nói việc xấu”, sợ “vạch áo cho người xem lưng”, chỉ muốn khen và được khen. Vấn đề là phải nhận biết và tìm cách triệt phá cái xấu thì cái đẹp, cái tốt mới tồn tại được. Nếu cứ theo đuổi những thứ hoành tráng bề ngoài theo tâm lý vĩ cuồng thì nước ta còn nghèo túng, lạc hậu dài dài…

Đi ra thế giới nhiều, nhìn lại, ông đánh giá ra sao về hình ảnh chính khách Việt?

Nói đúng ra thì cán bộ lãnh đạo của ta chủ yếu là cán bộ chính trị, chuyên môn, chưa được bồi dưỡng những kỹ năng của chính khách. Cần phải coi làm chính trị là một nghề, do đó phải đào tạo bài bản: từ cách ăn, cách nói, cách trả lời phỏng vấn, ra quyết định, điều khiển cuộc họp, tiến hành đàm phán…

Phải làm sao tạo dựng được “văn hoá chính khách” chứ không thể mang “văn hoá đường phố” vào chính trường được. Đáng buồn là các học viện của ta và toàn bộ nền giáo dục thường không chú trọng việc đào tạo kỹ năng cho nên toàn bộ công, viên chức của ta thiếu tính chuyên nghiệp.

Phẩm chất số một của nhà ngoại giao là gì, thưa ông?

Bên cạnh sự kiên định, khéo léo là sự chân thành. Kiên quyết, sắc sảo đến mấy vẫn nên chân thành, chân thành cả khi không đồng tình với đối tác. Sự xảo trá chẳng lừa được ai, chỉ tạo ra tình trạng mất lòng tin.

Ông từng nói rằng, hiện nay công tác đối ngoại rất cần “trái tim nóng và cái đầu lạnh”. Với vấn đề chủ quyền biển đảo, cách ứng xử nào ông cho là thích hợp?

Người ta nói “không có bạn vĩnh viễn, không có thù vĩnh viễn, chỉ có lợi ích vĩnh viễn”. Do đó mình phải xác định cho thật rõ lợi ích của mình ở đâu. Lúc này lợi ích tối cao của ta là giữ vững chủ quyền, toàn vẹn lãnh thổ đi đôi với yêu cầu duy trì môi trường quốc tế thuận lợi để thực hiện dân giàu, nước mạnh. Hai lợi ích ấy gắn bó mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, không thể xem nhẹ mặt nào.

Làm sao xây dựng được nếu chủ quyền, toàn vẹn lãnh thổ bị xâm hại; ngược lại làm sao bảo vệ được chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ được nếu không tranh thủ được môi trường thuận lợi để phát triển?

Khi làm bạn với ai cũng nên hiểu rằng họ có lợi ích riêng, khi lợi ích của họ và của mình song trùng thì gắn kết với nhau, ngược lại thì họ vẫn lo cho lợi ích bản thân thôi. Nghe thì có vẻ thực dụng song cuộc sống là vậy, ta cũng đã có nhiều bài học về mặt này. Nói thì dễ nhưng làm không dễ, do đó, hơn lúc nào hết, cùng với bầu nhiệt huyết cần cái đầu lạnh, sự tỉnh táo, thông minh, khôn khéo.

Về đối nội, đây là thời điểm nợ nần nhiều, sản xuất hầu như rất ít phát triển, tài nguyên cạn kiệt… ông có cho rằng tình hình trên hoàn toàn có thể điều chỉnh được trong nay mai?

Tôi thấy gần đây thường xuyên có quá nhiều các cuộc hội thảo, các bài phát biểu về “tái cơ cấu nền kinh tế” đến mức hoa cả mắt, ù cả tai! Nhưng cơ cấu thế nào và nhất là bằng cách gì thì vẫn chưa rõ. Tôi rất ngại căn bệnh nói theo thời thượng, theo phong trào nhưng nội hàm mỗi người hiểu một kiểu, cách làm càng tù mù hơn.

Ví dụ gần đây có “phong trào” phát triển công nghiệp phụ trợ nhưng không rõ phụ trợ cho cái gì, hiệu quả ra sao, tiêu thụ ở đâu, giá thành thế nào… Không khéo sẽ lại hỏng việc.

Nghe nói một trong ba nhiệm vụ cải tổ Vinashin là phát triển công nghiệp phụ trợ cho công nghiệp đóng tàu, nhưng nếu sản phẩm phụ trợ ấy làm ra chỉ cung cấp cho Vinashin hay công nghiệp đóng tàu cả nước đi nữa thì dung lượng thị trường cũng không lớn, do đó, giá thành rất cao và sẽ lỗ nặng.

Muốn giá thành hạ thì phải sản xuất trên quy mô đủ lớn, len được vào chuỗi giá trị toàn cầu mới hy vọng có hiệu quả. Đó là còn chưa nói đến chất lượng!

Giữa các vấn đề kinh tế và xã hội, nỗi lo của ông “bên nào nặng hơn”?

Hai mặt đó gắn bó mật thiết với nhau song theo tôi, vấn đề kinh tế không đáng lo bằng các vấn đề xã hội. Hiện có nhiều điều bất ổn quá. Những khó khăn về kinh tế đã dội vào xã hội, vào lòng người, dẫn đến hành vi con người có khi cực đoan… Những bất ổn về tâm lý xã hội ấy có thể gây tác động xấu trở lại nền kinh tế.

Ông có cho là ở giai đoạn “lửa thử vàng” hiện nay, các điều kiện kinh tế – xã hội cụ thể, đã hoặc đang thúc đẩy việc hình thành, xuất hiện những phẩm chất mới của dân tộc Việt?

Phẩm chất dân tộc là một phạm trù rộng lớn và phức tạp. Có những phẩm chất được hun đúc, tích tụ qua hàng ngàn năm, chắt lọc qua nhiều thế hệ. Theo dòng chảy của thời gian và điều kiện kinh tế, chính trị, xã hội ở trong nước lẫn trên thế giới thay đổi không ngừng đã nảy sinh những phẩm chất mới hoặc làm thay đổi những phẩm chất vốn có.

Thật là khó để xác định được những phẩm chất mới của dân tộc lúc này, có lẽ đây là một đề tài đáng nghiên cứu nghiêm túc. Và phải có những phẩm chất vĩnh cửu, trong đó phẩm chất đầu tiên cần có là sống tử tế, hướng thiện, diệt ác, hay nói nôm na là “người phải ra người”.

Từng gọi mình là “tội đồ” vì đã tham gia Chính phủ mà chưa đóng góp được hữu hiệu vào việc hạn chế, ngăn chặn tình trạng hao công tốn của khi đầu tư công không hiệu quả. Lúc này, điều gì khiến ông nuối tiếc nhất?

(trầm ngâm) Giá đừng để mất cân đối vĩ mô nghiêm trọng và kéo dài thì tốt. Về một số mặt, kinh tế vĩ mô chúng ta đang đối mặt với nhiều khó khăn, bất ổn khá nghiêm trọng.

Ở đây có nguyên nhân từ bên ngoài, có nguyên nhân sâu xa của nền kinh tế đã tồn tại từ lâu, có nguyên nhân trực tiếp do điều hành. Về đối ngoại, chúng ta cũng đang đứng trước không ít khó khăn, thách thức. Những khó khăn ấy đương nhiên gây ra sự phân tâm về chuyện này hay chuyện khác. Lạc quan nhẹ dạ thì không nên nhưng bi quan quá mức cũng chẳng phải, vì dù sao “lực” và “thế” của nước ta đã khác trước nhiều rồi.

Hơn thế nữa, người Việt ta mỗi khi gặp khó khăn, thử thách thì đều vượt qua được theo tinh thần “cái khó ló cái khôn”. Việc “dám” điều chỉnh nghị quyết Đại hội, giảm mục tiêu tốc độ tăng trưởng để lấy lại cân đối vĩ mô là một biểu hiện đáng hoan nghênh về “cái khôn” đã hé lộ!

Cảm ơn ông!
.............

Và nhiều người Việt Nam chân chính cảm ơn!